మీ ఈవెంట్ యొక్క అనుభవాన్ని ప్రజలు గుర్తుంచుకోవాలని మీరు కోరుకుంటారు మరియు ఆ ప్రత్యేక సందర్భాలు జరిగేలా చేయడానికి మీ బడ్జెట్ కీలకం. ఈవెంట్ కోసం ఆపరేటింగ్ బడ్జెట్ను సృష్టించేటప్పుడు, ప్రణాళికతో ప్రారంభించడం చాలా ముఖ్యం. ఖచ్చితమైన పెన్నీ బడ్జెట్ను కలిగి ఉండటం అసాధ్యం అయితే, మీ తదుపరి వర్చువల్ లేదా వ్యక్తి ఈవెంట్ కోసం పని చేయగల మరియు వాస్తవిక ఫ్రేమ్‌వర్క్‌ను రూపొందించడానికి ఇక్కడ ఉపయోగకరమైన అంతర్దృష్టులు ఉన్నాయి.
మీ బడ్జెట్ కోసం పరిశోధన చేయండి
- మీ ఈవెంట్‌ను vision హించండి - మొదటి చిట్కా, డబ్బును కలిగి లేని కొన్ని ప్రణాళిక చేయండి. ఏమి జరుగుతుందో మరియు ఈవెంట్ యొక్క ప్రతి భాగానికి మీకు ఏ సిబ్బంది అవసరం అనే దానితో సహా కాలక్రమం చేయండి. దీన్ని వాటాదారులతో పంచుకోండి మరియు అందరూ ఒకే పేజీలో ఉన్నారని నిర్ధారించుకోండి. అప్పుడు మీరు ఈవెంట్‌ను ప్లాన్ చేస్తున్న ప్రతి ఒక్కరికీ నిజమైన ఖర్చులు మరియు ప్రాధాన్యతలను చూడటం ప్రారంభించవచ్చు.
- నగదు గణనలు - ఆర్థిక ఒత్తిడిని కలిగించకుండా మీరు ఈ కార్యక్రమానికి ఎంత, వాస్తవికంగా ఖర్చు చేయవచ్చు? తరువాత, ఈ ఈవెంట్ కోసం మీ అగ్ర ప్రాధాన్యతలను స్పష్టం చేయండి. మీ బడ్జెట్‌లో అవసరమైనవి మరియు లేని వాటిని తగ్గించడం ప్రారంభించినప్పుడు ఇవి మీ 'మార్గదర్శక అవసరాలు' అవుతాయి.
- స్థాన విషయాలు - మీ వేదిక గురించి పెద్ద చిత్రాన్ని కూడా ఆలోచించండి. మీరు ఉచిత లేదా దానం చేసిన స్థలాన్ని ఉపయోగించవచ్చా? లభ్యతను తనిఖీ చేయడానికి కొన్ని ప్రాథమిక కాల్‌లు చేయాలని నిర్ధారించుకోండి మరియు కాపలాదారు సేవలు మరియు పార్కింగ్ పరిగణనలు వంటి స్థలాన్ని ఉపయోగించడానికి అదనపు ఫీజులు ఉన్నాయా అని అడగండి.
- కొన్ని బ్రెయిన్ పికింగ్ చేయండి - ఇతర లాభాపేక్షలేని నిధుల సేకరణ సంఘటనల మాదిరిగానే ఇలాంటి సంఘటనలు చేసిన వ్యక్తులతో నెట్‌వర్క్. వారి బడ్జెట్ గురించి అడగండి మరియు మీరు పరిగణించని 'ఆశ్చర్యకరమైనవి' ఏమి వచ్చాయి.
- స్లీత్ హిస్టారికల్ డేటా - మరొక పరిశోధన భాగం మీ సంస్థ కోసం చారిత్రక ఈవెంట్ బడ్జెట్‌లను చూస్తోంది. ఇది మొదటిసారి ఈవెంట్ అయితే, ఇలాంటి సంఘటనల కోసం ప్రస్తుత ధరల అంచనాలతో (ఇది ప్రాంతానికి ప్రాంతానికి భిన్నంగా ఉంటుంది) ఆన్‌లైన్ బడ్జెట్‌ల ఉదాహరణల కోసం చూడండి.
- ధర పోకడలు - వేదిక అద్దె, క్యాటరింగ్ ఖర్చులు మరియు సాంకేతిక అవసరాలు వంటి మీ పెద్ద టికెట్ వస్తువుల కోసం మీ ప్రాంతంలోని సాధారణ ధరల పోకడలను పరిశోధించండి. బిడ్ల కోసం అనేక కంపెనీలను సంప్రదించండి మరియు ఆన్‌లైన్ సమీక్షలు మరియు బెటర్ బిజినెస్ బ్యూరో రేటింగ్‌లను చూడండి.
- అధిక మరియు తక్కువ జాబితా - మీ బడ్జెట్ కోసం ఒక జాబితాను సృష్టించండి, మీరు ఎక్కడ తక్కువ ఖర్చుతో తప్పించుకోగలుగుతారు మరియు మీరు తక్కువ పని చేయకూడదనుకుంటున్నారు. ఈ కార్యక్రమంలో ఇతర వాటాదారులతో దీని గురించి చర్చించండి. ఉదాహరణకు, అధిక-నాణ్యత టేబుల్ నారల ద్వారా కవర్ చేయగలిగితే ప్రతి ఒక్కరూ పట్టికలను తీసుకోవటానికి అనుకూలంగా ఉంటారా?
- స్పాన్సర్లు, విరాళాలు మరియు ఉచిత అంశాలు, ఓహ్ మై - విరాళాలు మరియు ఈవెంట్ స్పాన్సర్లు మీ బడ్జెట్‌లోని కొన్ని లైన్ అంశాలను రియాలిటీ చేయడానికి సహాయపడతాయి. గతంలో సహాయం చేసినవారికి తిరిగి సర్కిల్ చేయండి మరియు సహాయం చేయడానికి ఉత్సాహంగా ఉన్న కొత్త వ్యాపారాలను కలవరపరుస్తుంది. వాలంటీర్లను సాధ్యమైనంతవరకు ఉపయోగించుకోండి మరియు సైన్ అప్‌తో మీ కమ్యూనికేషన్ మరియు సంస్థ ఆటను నిర్ధారించుకోండి.
- ఆశ్చర్యాలను తొలగించండి - మీరు మీ ఈవెంట్ ప్రోగ్రామ్ టైమ్‌లైన్‌ను సృష్టించి, మీ పరిశోధనను సంగ్రహించిన తర్వాత, మీకు మొత్తం ఖర్చుల గురించి సుమారుగా ప్రొజెక్షన్ ఉంటుంది. ఇప్పుడు మీరు ఆశ్చర్యాలను తగ్గించడానికి, బ్యాంకులో ఉన్న వాటిని మరియు మీ మార్గదర్శక అవసరాలను పరిగణనలోకి తీసుకొని వివరాలను పూరించడం ప్రారంభించవచ్చు.
ఆన్‌లైన్ సైన్ అప్‌తో నాయకత్వ సమావేశానికి హాజరైనవారిని నమోదు చేయండి. ఉదాహరణ చూడండి
మీ బడ్జెట్ను రూపొందించండి
- వేదిక ఖర్చు - హౌస్ కీపింగ్, ఏదైనా సిబ్బంది మరియు సేవ అవసరాలు వంటి స్థలాన్ని అద్దెకు తీసుకోవటానికి మరియు అదనపు ఫర్నిచర్ అద్దె ఖర్చు ఉంటే, అన్ని అంచనా ఫీజులను ట్రాక్ చేయండి.
- వేదిక-నిర్దిష్ట సంకేతాలు మరియు ఆకృతి - వ్యక్తిగతీకరణ అనేది ఈవెంట్ ప్లానింగ్‌లో పెరుగుతున్న ధోరణి కాబట్టి అతిథులకు ఈవెంట్ అనుభవాన్ని పెంచే డెకర్ అవసరాలు మరియు సంకేతాలతో స్థలాన్ని వ్యక్తిగతీకరించే ఖర్చులను పరిగణనలోకి తీసుకోండి.
- ఈవెంట్ టెక్నాలజీ - ఈ విస్తృత అవసరాలకు ఫోటోగ్రఫీ, సౌండ్, నమోదు సాధనం మరియు వీడియో. మీ ఈవెంట్ కోసం మీకు అనుభవజ్ఞుడైన సౌండ్ టెక్నీషియన్ అవసరమైతే, గంట రేట్లు పరిశోధించండి మరియు ఈ ఖర్చును బడ్జెట్‌లో చేర్చారని నిర్ధారించుకోండి. మీ ఈవెంట్‌లో వీడియో ప్రెజెంటేషన్‌లు ఉంటే, ఏదైనా ఉత్పత్తి ఖర్చులు ఉండేలా చూసుకోండి.
- వినోదం - మీరు స్పీకర్లకు గౌరవ వేతనాలు అందిస్తుంటే లేదా వినోదాన్ని తీసుకుంటే, మీ ఆపరేటింగ్ బడ్జెట్‌లో లైన్ అంశాలను చేర్చండి. స్పష్టమైన వ్రాతపూర్వక ఒప్పందాన్ని పొందడం కూడా అంతే ముఖ్యం, కాబట్టి అంచనాలు మరియు చెల్లింపు స్పష్టంగా చెప్పబడ్డాయి.
- క్యాటరింగ్ ఖర్చులు - మీరు క్యాటరింగ్ ఒప్పందాలను నావిగేట్ చేస్తున్నప్పుడు మీ పరిశోధన సహాయపడుతుంది. మీకు సర్వర్లు ఉంటే, ఈ వివరాలను మీ బడ్జెట్‌లో చేర్చండి మరియు మీరు ఇవ్వాలనుకునే ఏదైనా గ్రాట్యుటీని చేర్చండి. క్యాటరింగ్ అధికంగా ఖర్చు చేయడానికి గొప్ప వనరుగా లేదా ఆదా చేయడానికి గొప్ప ప్రదేశంగా ఉన్నందున మీ అధిక మరియు తక్కువ జాబితాను జాగ్రత్తగా సంప్రదించాలని నిర్ధారించుకోండి.
- రవాణా - రవాణా అవసరాల ద్వారా ఆలోచించడం చాలా ముఖ్యం, ఎందుకంటే మీరు మీ టైమ్‌లైన్ వివరాలను పరిగణించకపోతే లేదా ప్రజలను రవాణా చేయాల్సిన అవసరం ఉంటే ఇవి బడ్జెట్ ఆశ్చర్యం కలిగిస్తాయి. షట్లింగ్ లేదా ట్రైలర్స్ కోసం గోల్ఫ్ బండ్లు మరియు స్టేజింగ్ లేదా పెద్ద వస్తువులను లాగడానికి ట్రక్కులు వంటివి ఇందులో ఉండవచ్చు.
- భద్రత, అవసరమైతే - మీ ఈవెంట్ యొక్క స్వభావాన్ని బట్టి, ఒక భాగానికి భద్రత ఉందా లేదా మీ ఈవెంట్ అంతా మీ సంస్థ యొక్క ఉత్తమ ప్రయోజనంలో ఉందా అని మీ వాటాదారులను సంప్రదించండి.
- ధన్యవాదాలు బహుమతులు - మీ ఈవెంట్ తర్వాత మీ స్పాన్సర్‌లను మరియు వాలంటీర్లను కృతజ్ఞతతో గుర్తుంచుకోవడం పెద్ద ప్రభావాన్ని చూపుతుంది మరియు మీ సంస్థపై సానుకూలంగా ప్రతిబింబిస్తుంది. ఏదేమైనా, తపాలా స్టాంప్ యొక్క ధర కొన్నిసార్లు సరదాగా ఉండదు. మీ సహాయకులకు కృతజ్ఞతలు తెలిపేందుకు మీ వద్ద ఉన్న ఏదైనా ప్రణాళికలను మీ బడ్జెట్‌లో చేర్చాలని నిర్ధారించుకోండి.
- మార్జిన్ చేర్చండి - మీ బడ్జెట్‌లో మీకు కొంత విగ్లే గది ఇవ్వండి; మీ ఈవెంట్ బడ్జెట్‌లో 20% బడ్జెట్ ఓవర్‌రేజ్‌ల కోసం చేర్చాలని కొందరు అంటున్నారు. మీరు ప్రతి చిన్న విషయంపై బుల్లెట్లు చెమట లేకుండా మీ ఈవెంట్‌ను నడపాలనుకుంటే, మీ బడ్జెట్ యొక్క ఈ చివరి పంక్తి ప్రతిసారీ మీ తెలివిని ఆదా చేస్తుంది.
ఆన్‌లైన్ సైన్ అప్‌తో పండుగ వాలంటీర్లను సమన్వయం చేయండి. ఉదాహరణ చూడండి
పోస్ట్-ఈవెంట్ టాస్క్‌లు
- సేవర్‌గా ఉండండి - మీరు వెళ్ళేటప్పుడు అన్ని రశీదులు, వేదిక ఒప్పందాలు మరియు సిబ్బంది ఒప్పందాలను నిలుపుకోండి. మీ అన్ని వ్రాతపని యొక్క చిత్రాలను తీయడానికి ఉచిత స్కానర్ అనువర్తనాన్ని ఉపయోగించడాన్ని పరిగణించండి.
- పొదుపులు మరియు ఆశ్చర్యాలను సంగ్రహించండి - మీ ఈవెంట్ తరువాత, అంచనా వేసిన వర్సెస్ వాస్తవ వ్యయాన్ని ఖచ్చితంగా అప్‌డేట్ చేయండి. సానుకూల పొదుపు ప్రాంతాలు ఉంటే, మీరు ఈ ప్రక్రియకు తీసుకువచ్చిన విలువను మీ సంస్థకు నొక్కి చెప్పడం బాధ కలిగించదు. చివరకు, భవిష్యత్ సంఘటనల కోసం జోడించాల్సిన ఏవైనా ఆశ్చర్యకరమైన పంక్తి అంశాలు ఉంటే గమనించండి.
మీ బడ్జెట్ మీ ఈవెంట్ యొక్క అన్ని కదిలే భాగాలతో కలిసే జిగురు, కాబట్టి దీనికి తగిన సమయం మరియు శ్రద్ధ ఇవ్వడం చాలా అవసరం. చేతిలో సమగ్రంగా మరియు జాగ్రత్తగా రూపొందించిన బడ్జెట్ను కలిగి ఉండటం మీ సంస్థ యొక్క తదుపరి ఈవెంట్ కోసం గెలిచిన ప్లేబుక్‌ను కలిగి ఉంటుంది. వెళ్ళండి జట్టు!
జూలీ డేవిడ్ ఒక ఫ్రీలాన్స్ రచయిత, విద్యావేత్త మరియు వెచ్చని కౌగిలింతలను ఇష్టపడే మిడ్‌వెస్ట్ నుండి పాస్టర్ భార్యను ఆరాధించండి.
పని కోసం అతిశయోక్తి ఆలోచనలు
సైన్అప్జెనియస్ సమూహాలు మరియు క్లబ్‌లను నిర్వహించడం సులభం చేస్తుంది.
